Calcolare il ROI della formazione aziendale: come e perché dovresti farlo anche tu

Quando un’azienda decide di investire nello sviluppo delle competenze, non si tratta soltanto di stabilire quante risorse destinare alla formazione, ma anche di comprendere quale valore possa generare quell’investimento nel tempo: è da questa esigenza che nasce l’importanza di calcolare il ROI della formazione aziendale. In un contesto in cui competenze e aggiornamento sono sempre più legati alla capacità di innovare e mantenere competitività, non basta quindi sapere quanto si è speso: è necessario capire quali risultati quell’investimento abbia prodotto.

Come calcolare il ROI della formazione aziendale: formula, costi e KPI

Il ROI, acronimo di Return on Investment, permette di mettere in relazione il risultato economico ottenuto da un investimento con il costo sostenuto per realizzarlo. Applicato alla formazione, consente di confrontare i benefici generati da un percorso formativo con le risorse impiegate.

La formula è piuttosto semplice: ROI = [(Benefici della formazione − Costi della formazione) / Costi della formazione] × 100. Se, per esempio, un’azienda investe 20.000 euro in formazione e genera benefici quantificabili per 30.000 euro, il ROI sarà del 50%. La difficoltà non sta quindi nel calcolo matematico, ma nell’identificare correttamente costi, benefici e indicatori da monitorare.

Per farlo è necessario partire dagli obiettivi del percorso e scegliere KPI coerenti: per la formazione commerciale si possono osservare conversioni, vendite o nuovi clienti; per la produttività, tempi di esecuzione, attività completate o riduzione degli errori; per la formazione manageriale, invece, indicatori come turnover, assenteismo e performance dei team. L’obiettivo, in ogni caso, è misurare cambiamenti concreti collegati agli obiettivi della formazione, non la formazione in astratto.

Come misurare i costi e i benefici della formazione nei processi aziendali

Per calcolare il ROI della formazione aziendale è importante considerare l’investimento nella sua totalità. Il costo del corso è infatti solo una parte della spesa: possono rientrare nel calcolo la progettazione dei contenuti, la docenza, la piattaforma tecnologica, i materiali, la gestione e il tempo dedicato alla formazione da parte dei dipendenti.

Più complessa è sicuramente la valutazione dei benefici della formazione, perché questi spesso si manifestano attraverso i processi aziendali: un percorso può, ad esempio, ridurre gli errori, diminuire i tempi di lavorazione, migliorare le performance oppure rendere più rapido l’inserimento di nuove risorse.

Per trasformare questi risultati in un valore economico è necessario confrontare la situazione prima e dopo la formazione, cercando di considerare anche gli altri fattori che possono aver influenzato il risultato. Un miglioramento, infatti, non può essere attribuito automaticamente alla formazione: nuove tecnologie, cambiamenti organizzativi o condizioni di mercato possono aver contribuito allo stesso risultato.

La misurazione del ROI diventa così uno strumento per comprendere meglio come la formazione incida sui processi e sulle performance dell’organizzazione, cercando appunto di isolarla dal resto. 

Il ruolo dell’LMS per calcolare il ROI della formazione aziendale

Per valutare l’efficacia della formazione è fondamentale poter contare su dati affidabili e organizzati. A tal proposito, uno strumento fondamentale diventa la piattaforma LMS aziendale, che permette di raccogliere informazioni sulle attività svolte, sui progressi dei partecipanti e sull’andamento dei percorsi, creando una base dati utile per le analisi successive.

Chiaramente non tutti gli LMS sono uguali e restituiscono gli stessi dati. Da questo punto di vista, Quiddis Join, la piattaforma LMS di Quiddis, mette a disposizione una reportistica dettagliata e completa molto utile per calcolare il ROI della formazione aziendale. In primis, fornisce dati sulle attività, sull’andamento dei corsi, sui progressi dei singoli utenti e sull’intera Academy aziendale, con report scaricabili e utilizzabili per diverse esigenze di gestione e rendicontazione. In secondo luogo, ma non per importanza, permette di monitorare qualsiasi tipologia di formazione digitale – sia attività sincrone, come webinar e lezioni live, sia contenuti asincroni e on demand in formato SCORM – facilitando la centralizzazione dei dati da analizzare. 

Tuttavia, questi dati ovviamente non equivalgono, da soli, al calcolo del ROI: sapere quante persone hanno completato un corso o quante ore di formazione sono state erogate non permette ancora di stabilire quale valore economico abbia prodotto. Sono però una componente importante del processo, perché consentono di disporre di informazioni strutturate e centralizzate su cui costruire analisi più approfondite.

Investimenti in AI e formazione: perché è importante misurare il ROI

Il tema del ROI assume ancora più rilevanza quando nella formazione entrano in gioco le nuove tecnologie: in particolare, l’intelligenza artificiale sta modificando il modo in cui le aziende progettano e producono contenuti, personalizzano i percorsi e analizzano i dati, aprendo di certo nuove possibilità, ma anche nuove aree di investimento. L’introduzione dell’AI, però, non genera automaticamente valore. È necessario capire quali risultati produca rispetto alle risorse impiegate: quanto tempo viene risparmiato, se migliora la qualità dei contenuti, se accelera l’apprendimento o permette di gestire più attività formative con le stesse risorse.

Per questo calcolare il ROI della formazione aziendale è particolarmente importante anche quando l’investimento riguarda l’AI: permette di verificare se l’innovazione produce un miglioramento misurabile, oppure se si sta semplicemente aggiungendo una nuova tecnologia a processi che non sono stati realmente ripensato, con un aumento dei costi ma non dei risultati ottenuti.

Il ROI basta per misurare l’efficacia della formazione?

In definitiva, possiamo dire che il ROI è un indicatore importante, ma non è l’unico elemento da considerare per valutare l’efficacia della formazione. Alcuni risultati – come l’acquisizione di nuove competenze, una maggiore autonomia o un miglioramento della collaborazione – possono produrre valore nel tempo senza essere immediatamente traducibili in un importo economico.

Per questo il ROI dovrebbe essere inserito in una valutazione più ampia, che consideri anche l’apprendimento raggiunto, il trasferimento delle competenze nel lavoro quotidiano e i cambiamenti prodotti nei processi aziendali. Riuscire a calcolare il ROI della formazione aziendale significa quindi dotarsi di uno strumento per comprendere meglio il rapporto tra risorse investite e risultati ottenuti: non si tratta di ridurre la formazione a una percentuale, ma di trasformarla in un investimento più misurabile, consapevole e coerente con gli obiettivi dell’organizzazione.