Rendicontazione nell’e-learning: tecnologie per ottimizzare i processi

Quando si parla di formazione digitale, si pone spesso il problema degli investimenti necessari per la messa in piedi di piattaforme e l’acquisto di tecnologie, dai più considerati eccessivamente onerosi: in questo articolo parleremo di come l’utilizzo di automatismi nell’e-learning possa aiutare ad ottimizzare i processi, facendo risparmiare tempo e costi legati al personale e riducendo gli errori, in particolare nella fase di rendicontazione.  

GESTIONE DEI PROCESSI NELL’E-LEARNING

Abbiamo spesso parlato dell’e-learning dal punto di vista degli studenti coinvolti nella formazione digitale e dei docenti incaricati di erogarla attraverso attività e risorse opportune. Ma cosa comporta la gestione dell’e-learning da un punto di vista amministrativo? Quali figure e competenze sono richieste per la buona riuscita del processo? 

A proposito delle piattaforme LMS, avevamo già evidenziato il ruolo dell’Admin, ovvero il responsabile della creazione di corsi e dell’aggiunta di nuovi utenti, nonché dell’assegnazione dei corsi ai docenti e della relativa iscrizione degli studenti. In aggiunta, tuttavia, l’e-learning richiede azioni legate alla lettura dei report e alla rendicontazione, in particolare quando la formazione si lega a programmi di finanziamento o è finalizzata all’ottenimento di una certificazione. 

MONITORAGGIO E RENDICONTAZIONE: COSA, CHI E COME

A proposito del monitoraggio dei progressi e dei risultati, è importante comprendere a chi spettano le attività legate alla rendicontazione e in che misura. Abbiamo già detto che le piattaforme LMS consentono di tracciare in modo automatico la partecipazione di ogni studente alle attività, con gli eventuali risultati di test e compiti: resta comunque aperta la questione della lettura di questi dati, che devono in ogni caso essere resi disponibili. Da un lato, infatti, questi sono utili a valutare il ritorno sull’investimento o l’aderenza alle richieste del fondo che ha finanziato la formazione, dall’altro risultano necessari per emettere eventuali certificati ai partecipanti. 

Rimane chiaro che l’accesso alle informazioni non è sempre ottimale: la disponibilità o meno delle stesse dipende infatti dalle limitazioni legate ai diversi ruoli in piattaforma LMS e dalle funzionalità della piattaforma stessa, in particolare se si utilizzano sistemi non configurati per il tracciamento. 

In ogni caso, è fondamentale che qualsiasi progetto e-learning preveda una fase di rendicontazione agli stakeholder, nella quale i report vengano organizzati da parte di personale dedicato o attraverso tecnologie specifiche. 

OTTIMIZZARE LA RENDICONTAZIONE NELL’E-LEARNING

Se dunque la fase di rendicontazione è assolutamente necessaria, diventa fondamentale trovare il modo di ottimizzare anche questo processo, per poter rendere più efficiente l’e-learning nella sua interezza. Un aiuto viene ancora una volta dalle tecnologie: le piattaforme LMS stesse, infatti, oltre a fornire i dati oggettivi relativi al tracciamento e ai risultati, possono anche essere in grado di fornire report personalizzati, sulla base di ciò che è necessario rendicontare per lo specifico progetto. Ciò significa, di fatto, che al posto di dati grezzi su cui far lavorare del personale dedicato, vengono messi direttamente a disposizione i report finalizzati, con un conseguente risparmio di tempo e di risorse economiche, nonché con una notevole riduzione del margine di errore. 

Chiaramente, la disponibilità di queste tecnologie richiede costi iniziali per la messa in piedi e la personalizzazione del sistema di rendicontazione sulla base delle specifiche necessità, ma si tratta di investimenti ad alto rendimento, in quanto permettono di risparmiare moltissimo sul medio e lungo periodo e di ottimizzare processi altrimenti lunghi e dispendiosi. 

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